Giornata mondiale del commercio equo e solidale: come creare il tuo evento

Dall’idea alla pianificazione, dal budget alla promozione, dall’impatto ottenuto alle lezioni imparate, un piccolo vademecum per pianificare un perfetto evento equosolidale

Sabato 11 maggio è la Giornata mondiale del commercio equo e solidale, e tutte le botteghe, le associazioni e i volontari sono invitati a organizzare eventi che per ventiquattro ore possano mettere al centro dell’attenzione a livello globale i temi e i principi del commercio equo.

Dal concorso di cucina alla pausa caffè, dalla sfilata di moda alla fiera equosolidale, abbiamo già suggerito un po’ di idee per celebrare al meglio la giornata. Oggi, sempre grazie al prezioso aiuto che arriva dalla World Fair Trade Organization (WFTO), proviamo a vedere da più da vicino come si organizza un perfetto evento equosolidale.

Uno. L’idea
Che cosa vi piace di più del commercio equo? Che obiettivo volete raggiungere con questo evento? Quali e quante forze – materiali e immateriali – avete a disposizione? Queste le domande da cui partire per generare l’idea che sarà alla base del vostro evento. Come dicevamo, gli esempi non mancano, ma mai come in questo caso si può dare libero sfogo alla fantasia.

Due. La pianificazione
Una volta deciso che forma prenderà il vostro evento è il momento di pensare ai dettagli della pianificazione (a che ora sarà, dove sarà, chi ci sarà). Quanto tempo avete a disposizione? Come intendete invitare il vostro pubblico? Quanto costerà? Ci sono licenze, documenti o permessi particolari da ottenere?

Tre. Tre cose fondamentali
Di tutti gli aspetti di pianificazione da considerare, tre sono particolarmente importanti. Prima di tutto il luogo. All’aperto o al chiuso? C’è uno spazio a vostra disposizione o dovete prenotarlo? E’ attrezzato per le vostre esigenze o dovete portare qualcosa? Poi, la data. Sabato 11 maggio, ovviamente, è il giorno, ma la scelta della fascia oraria è importante e cambia a seconda del tipo di evento e del pubblico a cui vi rivolgete. Infine, i costi. Quali e quanti costi dovete affrontare? L’evento è sostenibile economicamente? Pensate di far pagare un biglietto o una quota d’iscrizione? Ci sono attività di vendita o di raccolta fondi collegate all’evento?

Quattro. La squadra
Per pianificare un evento al meglio è necessario che sia ben chiaro chi fa cosa, ovvero quali sono i ruoli dei diversi componenti della squadra che organizza. A questo proposito è bene pensare se siano necessarie competenze specialistiche e quindi se sia il caso di contattare esperti professionisti, o anche solo allargare ad amici e conoscenti l’organizzazione. La rete di relazioni è uno dei punti di forza del commercio equo e questa è un’ottima occasione per dimostrarlo.

Cinque. Il budget
Quello del budget è uno degli aspetti più delicati e va quindi gestito in maniera chiara e con molta attenzione. E’ prevista una qualche forma di copertura dei costi? Dall’evento pensate di ricavare qualche entrata attraverso vendita di prodotti, iscrizioni, offerte? C’è la possibilità di coinvolgere degli sponsor? E’ possibile abbattere i costi allargando la rete di attori coinvolti nell’organizzazione?

Sei. La promozione
Ovviamente un evento non è tale se non c’è un pubblico che vi partecipa. E per assicurarsi che un pubblico ci sia diventano fondamentali le strategie di promozione. Anche in questo caso le possibilità sono tante. Ci sono gli inviti diretti e per passaparola. C’è il materiale promozionale cartaceo: locandine, cartoline, manifesti, volantini con titolo, luogo, giorno e ora dell’evento. Poi c’è internet, che su questo fronte può aiutare molto: comunicazioni sul vostro sito, materiale promozionale da mettere a disposizione di tutti e ovviamente i social network, Facebook e Twitter in primis. Da non dimenticare, infine, la stampa: potete provare a contattare i giornali della zona e chiedere una segnalazione dell’evento e, perché no, invitare anche i giornalisti a partecipare. Potrebbe nascerne un buon articolo o anche solo un contatto utile per il futuro.

Sette. Le risorse
Fate una lista di tutto il materiale occorrente. E’ molto importante che tutto quello che serve per la buona riuscita dell’evento sia a disposizione prima dell’inizio dell’evento. In questo modo, si può essere sicuri che anche in caso di contrattempi l’evento può procedere senza troppi problemi.

Otto. L’impatto
Non c’è solo la preparazione dell’evento tra le cose importanti a cui pensare, ma anche quello che dall’evento si può imparare. Che impatto ha avuto il vostro evento? Il vostro pubblico ha raccolto il messaggio del commercio equo e solidale? Che cosa farete per prolungare gli effetti positivi scaturiti dal vostro evento?

Nove. La vostra esperienza
Cosa avete imparato dal lavoro fatto prima, durante e dopo il vostro evento? Avete raccolto nozioni, informazioni, abilità che possono tornare utili per occasioni future? Che cosa ha funzionato e perché? Cosa non ha funzionato e perché?

Dieci. Il vostro prossimo evento
Tutto quello che avete fatto è un bagaglio di esperienza per il prossimo evento da organizzare. Che potrà essere molto simile o molto diverso da quello appena fatto. Ma i passaggi fondamentali, come abbiamo visto, sono sempre gli stessi.